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Die Wahl eines Digital Asset Management-Systems

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Dom graham

Published on 6th Juni 20198 min read

Guide to Getting Started with DAM

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Die digitale Landschaft wächst immer weiter und so sind auch digitale Objekte noch nie wichtiger für Ihr Business gewesen als heute. Sie möchten Ihre Marke und die von Ihnen angebotenen Services in einer reizvollen und leicht zugänglichen Art und Weise darstellen? Zudem müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team effizient mit Ihren digitalen Objekten arbeiten kann?

Lassen Sie uns einmal über die schnell wachsenden Fotodatenbanken im Architektur-, Ingenieur- und Bauwesen (AEC) bzw. der Immobilienbranche nachdenken. Häufig werden Bilder an mehreren Orten gespeichert, alte Bilder nicht richtig archiviert und große Dateien belasten die IT-Teams. Es braucht eine Menge Ressourcen, um den Umfang der digitalen Objekte zu verwalten, insbesondere in Branchen, wo Bilder ein elementares Business-Tool darstellen. Vor diesem Hintergrund sind gut organisierte und leicht zugängliche digitale Objekte ausschlaggebend.

Was ist Digital Asset Management?

Kurz gesagt sind Digital Asset Management (DAM) Systeme für das Speichern und Organisieren Ihrer digitalen Objekte gedacht, um sie somit jederzeit jedem, der sie benötigt, zugänglich zu machen. Im Grunde ist die Zugänglichkeit Ihrer Objekte das, was sie wertvoll macht. Digital Asset Management-Lösungen ermöglichen dies, indem sie einen zentralisierten, organisierten Aufbewahrungsort bereitstellen.

Neben der Fähigkeit, digitale Dateien zu speichern und zu organisieren, bieten DAM-Lösungen zwei weitere Hauptfunktionen:

Ein kontrolliertes Erstellen und Erfassen von Asset-Metadaten

Das Taggen von jedem Bild und jeder Datei mit relevanten Informationen. Dafür gibt es zwei Arten von Tags: Schlagwörter und Felder.

Mit den Schlagwörtern können Sie die Objekt-Suche nach Standard-Suchbegriffen filtern.

Felder verraten Ihnen hingegen Einzelheiten über jede Datei oder jedes Projekt, wie Angaben zum Urheberrecht oder Fotografen. Felder sind vor allem für Branchen nützlich, die mit beträchtlichen Bilddatenbanken arbeiten wie z.B. die AEC- und Immobilienbranche.

Digital Asset Management-Werkzeuge zur Workflow-Optimierung

Ein effizienter Workflow lässt Sie nicht nur den Überblick über Ihre Objekte behalten, sondern sichert auch die Langlebigkeit Ihrer Digital Asset Management-Lösung.

Mit ausgezeichneten Workflows können selbst große Teams – unabhängig von ihrem Standort – nahtlos zusammenarbeiten. Dies wird durch die Art und Weise, wie die Dateien geteilt und weitergeleitet werden, erleichtert. DAM-Systeme können Objekte den Endnutzern beispielsweise automatisch vorschlagen. DAM-Lösungen stellen Ihrem Verkaufsteam die aktuellsten Versionen der digitalen Objekte per Fingerklick zur Verfügung, was nur einer von vielen Punkten ist, wodurch sich eine solche Investition schon rentabel macht.

Ist DAM die richtige Lösung für Ihr Unternehmen?

Jahr für Jahr wird Ihr Business mehr und mehr digitale Objekte generieren, die verwaltet werden müssen. Dies betrifft vor allem Bilddatenbanken.

Erstens erleichtern moderne Technologien das Erstellen von Bildern – wir verfügen über immer mehr Geräte, die eine immer höhere Bildqualität mitbringen.

Zweitens wächst die Nachfrage nach Bildern kontinuierlich. Es gibt eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten für hochwertige Fotos, wie etwa im Social Media Marketing, in Angeboten oder in Präsentationen.

Ein anderer, stetig wachsender Bereich sind Online-Videos. Verbraucher erwarten immer mehr Videoinhalte und Unternehmen müssen sich früher oder später dieser Herausforderung stellen. Die AEC- und Immobilienbranchen erstellen immer mehr Videoinhalte in hoher Qualität, um ihre Zielgruppen zu erreichen. Dieser Anstieg in Videoinhalten lässt auch den Bedarf an effizienten Speicherlösungen steigen.

So wählt man die richtige Digital Asset Management-Lösung

Wenn Sie überzeugt sind, dass DAM die Antwort auf die Bedürfnisse Ihres Business ist, dann verschiebt sich die Frage auf die richtige Wahl des Anbieters. Der Markt bietet eine große Auswahl, was beim Abwägen der Optionen etwas abschreckend wirken kann. Die richtige Digital Asset Management-Systems für Ihr Business auszuwählen, bedeutet die Lösung zu finden, die am besten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Hier finden Sie die 6 wichtigsten Tipps, um die am besten geeignete Lösung zu finden:

1. Führen Sie ein Audit Ihrer digitalen Objekte durch

Der erste Schritt bei der Wahl einer Digital Asset Management-Lösung für Ihr Business ist die Evaluierung der Größe Ihrer Objektdatenbank und wie schnell diese wächst.

Dies kann sich als kniffliger erweisen, als es auf den ersten Blick scheint, da nicht jeder in Ihrer Organisation die gleiche Vorstellung davon hat. Es ist beispielsweise wahrscheinlich, dass Marketing Teams und Führungskräfte den Umfang an digitalen Objekten jeweils unterschiedlich einschätzen. Sie müssen berücksichtigen, wie viele Objekte Sie haben, welche Dateitypen verwaltet werden müssen, wo sie gespeichert sind und wer Zugriff darauf hat. Der beste Weg, einen Überblick über Ihre digitalen Objekte zu bekommen, ist daher das Durchführen eines Audits.

Ein Audit wird Ihnen auch dabei helfen, ein besseres Verständnis von Ihren digitalen Objekten zu bekommen. Es wird Ihnen dabei nicht nur ein klares Bild darüber geben, wie viele digitale Objekte Sie besitzen, sondern Ihnen auch Wege aufzeigen, wie Sie Inhalte umfunktionieren können. Sie können die Gelegenheit außerdem dazu nutzen, einen ‚Frühjahrsputz’ Ihrer Dateien zu machen und Objekte festzulegen, die nicht mehr benötigt werden und somit gelöscht werden können.

2. Schätzen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens an das DAM ein

Dazu müssen Sie verstehen, wie Ihr Business digitale Objekte nutzt, da dies Teil Ihrer DAM-Auswahlkriterien sein wird. Diese Einschätzung sollte auch die Zeit berücksichtigen, die Ihre Mitarbeiter mit dem Arbeiten und Verwalten von Bildern verbringen. Ohne die richtigen Digital Asset Management-Werkzeuge verbringen Teams unter Umständen unglaublich viel Zeit mit der Bearbeitung von Bildern.

Der beste Weg, um die Nutzung der digitalen Objekte zu verstehen, ist mit den Teams zu sprechen, die sie nutzen. Suchen Sie als Erstes das Gespräch mit dem Marketing- und Kommunikationsteam und sprechen Sie dann mit allen anderen Teams, die in Ihrem regulären Workload mit digitalen Objekten arbeiten.

Zum Beispiel können innerhalb der AEC- und Immobilienbranche spezielle Projektteams oder die Personalabteilung regelmäßige Nutzer von Bildmaterial sein. Um eine Lösung zu finden, die für jeden funktioniert, sollten Sie auch von jedem die Anforderungen an die Bildverwaltung ermitteln. Es wäre ebenfalls interessant herauszufinden, wie die Meinung dieser Mitarbeiter zu der bisherigen Arbeitsweise ist.

Ursachenforschung

Um ein möglichst genaues Bild von der Nutzung Ihres Teams zu bekommen, bitten Sie sie Ihre Aktivitäten über den Zeitraum von einer Woche zu dokumentieren. Diese Untersuchung wird echte Analysedaten generieren, die das Auswahlverfahren des richtigen Digital Asset Management-Systems untermauern.

Die Suche nach Objekten und Unterstützung von Kollegen beim Lokalisieren von Inhalten

  • Urheberinformationen suchen
  • Bilder bearbeiten und doppelte Bildgrößen erstellen und/oder Bildgrößen ändern
  • Bilder zum Versenden an Kunden komprimieren
  • Bilder per E-Mail versenden für kollektives Arbeiten an Angeboten oder anderem Marketingmaterial

Stakeholder bereits zu einem frühen Zeitpunkt in den Prozess einzubinden, wird am Ende dabei helfen, das Digital Asset Management einzuführen. Kommunikation ist essentiell, damit jeder versteht, welchen Nutzen das DAM bringen wird. Zudem wird frühes Buy-In dem Erfolg des Projekts zugute kommen.

Schlussendlich ist es entscheidend, Ihre IT-Abteilung zu involvieren. Auch wenn es eine weit verbreitete Annahme sein mag, dass IT-Teams neue Systemprojekte gerne blockieren oder verlangsamen, ist ihr technisches Verständnis im Endeffekt unbezahlbar. Sie werden eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, die ausgewählte Digital Asset Management-Software an die Anforderungen Ihres Business anzupassen und das Zusammenspiel mit den existierenden Softwares sicherzustellen.

3. Berücksichtigen Sie Ihre Anforderungen an Technologie und Funktionalität

Bedenken Sie bei der Suche nach einer Digital Asset Management-Lösung, welche Funktionen Sie von dem System erwarten, um die von Ihnen identifizierten Anforderungen Ihres Business abzudecken. Dies beinhaltet Optionen wie projektbasierte Tags, Optionen für die Mehrfachbildsuche und Zugriffsebenen für Nutzer.

Die von Ihnen auserwählte DAM-Lösung sollte so viele Ihrer Kriterien wie möglich abdecken. Allerdings ist es unwahrscheinlich, dass Sie einen Anbieter finden werden, der ausnahmslos alle Anforderungen erfüllt.

Überlegen Sie sich, welche Kriterien die wichtigsten für Ihre Organisation sind; Sie können die Anbieter dann gezielt fragen, inwieweit ihre Lösungen diese Kriterien abdecken. Beispielsweise, ob das DAM cloudbasiert und unabhängig von spezieller Hardware arbeitet?

Sie sollten sich auch Gedanken über zukünftige Anforderungen Ihres Business machen, inwieweit Ihre Anforderungen an digitale Objekte wachsen werden und ob die ausgewählte Lösung für die Zukunft gewappnet ist. Cloudbasierte Digital Asset Management-Systeme entwickeln sich in diesem Zuge durch ihre einfache Integrationsfähigkeit schnell zu den am meisten genutzten Systemen.

Achten Sie auch darauf, dass die Lösung, auf die Ihre Wahl fällt, mit Ihren bestehenden Systemen, wie CMS und Projektdatenbanken, kompatibel ist. Es lohnt sich außerdem, die Anbieter zu fragen, ob Sie deren System zunächst testen können; Was eignet sich letztlich besser, um sicherzustellen, das Systemfunktionen für einen bestimmten Zweck geeignet sind, als ein direkter Test der Systemfunktionalität?

4. Überzeugen Sie sich, dass die Anbieter Ihre Branche verstehen

Ein DAM-Anbieter ist im Endeffekt ein Geschäftspartner; Sie müssen gut miteinander arbeiten können, damit die Systemeinführung so reibungslos und einfach wie möglich abläuft. Je besser der Anbieter die Branche, in der Sie arbeiten, versteht, desto wahrscheinlich ist es, dass die Implementierung problemlos vonstattengeht. Eine gute Möglichkeit, um dies herauszufinden, ist ein Blick auf die Empfehlungen des Anbieters zu werfen.

Fragen Sie Ihren Anbieter nach Referenzen, die Ihrer Branche und Unternehmensgröße entsprechen. Sie sollten dabei auch berücksichtigen, dass deren Arbeitspraxis mit Ihren Unternehmenszielen und Ihrer Road Map zusammenpassen. Darüber hinaus sollten Sie sich auch erklären lassen, welchen Support Sie nach der Integration erwarten dürfen.

5. Wägen Sie die Anschaffungskosten gegen den nachhaltigen Mehrwert ab

Wenn Sie sich für eine Digital Asset Management-Lösung entscheiden, sollten Sie einen genauen Überblick über die Kosten haben, die beim Kauf auf Sie zukommen. Der erste und augenscheinlichste Kostenpunkt ist die Software selbst, allerdings kann es in manchen Fällen auch Add-Ons und Servicegebühren geben, ohne die Sie das DAM nicht zum Laufen bekommen. Diese umfassen Kosten wie beispielsweise Softwarelizenzen, Kosten für Installation, Konfiguration und Datenübernahme, Produktschulungen und laufender Support.

Sie sollten all diese Kosten einkalkulieren und Sie dann gegen die Investitionsrendite (ROI) gegenrechnen. Unternehmen aus der AEC- und Immobilienbranche sind oft sehr komplex strukturiert mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten, die simultanen Zugriff auf die aktuellsten Inhalte benötigen. Ein System, das dies vereinfacht, wird einen großen, kontinuierlichen Mehrwert für das Business bringen.

6. Legen Sie eine realistische Timeline fest

Es kann sich als schwierig erweisen, eine realistische Timeline festzulegen, vor allem, wenn ein neues System dringend gebraucht wird. Oft erscheint es verlockend, den Prozess beschleunigen zu wollen, doch ist es an dieser Stelle empfehlenswert, sich Zeit zu nehmen und eine korrekte Implementierung sicherzustellen. Letztendlich werden Sie dieses System viele Jahre nutzen.

Die Aufteilung des Prozesses in verschiedene Phasen ist der beste Weg, um eine realistische Timeline festzulegen und die Erwartungen der Stakeholder zu managen. Ihr Anbieter sollte in der Lage sein, Sie durch diesen Prozess zu führen und einen Plan mit Meilensteinen auszuarbeiten.

Die Landschaft an digitalen Objekten ist in den letzten Jahrzehnten immens gewachsen und diese Entwicklung bremst keineswegs ab. Bei der wachsenden Nachfrage nach hochwertigen Bildern gewinnen effiziente Speicher- und Netzwerkfähigkeiten immer mehr an Bedeutung.

Digital Asset Management bietet nicht nur die beste Lösung, um digitale Objekte zu verwalten, sondern auch um deren Potenzial voll auszuschöpfen. Um Ihnen bei der Wahl der richtigen Digital Asset Management-Lösung zu helfen, ist eine Inspektion Ihrer Inhalte und Nutzeranforderungen essentiell. Arbeiten Sie dafür eng mit den Teams in Ihrer Organisation zusammen, wählen Sie einen Anbieter, der Ihre Unternehmensanforderungen versteht und Sie werden für viele Jahre die Lorbeeren dieser Entscheidung ernten können.